Goed systeembeheer spaart geld uit

Goed systeembeheer spaart geld uit

Elke ondernemer heeft te maken met verwerking van gegevens als administratie, bestellingen, BTW aangifte en offertes. Ook heeft de ondernemer een eigen website of doet aan online reclame. Maar u hebt vooral verstand van uw eigen zaken. Dus huurt u een systeembeheerder in. Dat scheelt tijd, ergernis en op den duur ook geld

Regie
Voor kleinere bedrijven is uitbesteding voor uw ICT bijna onvermijdelijk. Een systeembeheerder huurt u in omdat uzelf inhoudelijke kennis en capaciteit mist. Het feit dat externen u op het punt van ICT-kennis meestal de baas zijn, betekent niet dat u de regie uit handen hoeft te geven. Over uw eigen bedrijf heeft immers niemand meer kennis dan uzelf.

Uitbesteden
U kunt eenmalig een automatiseerder langs laten komen om uw bedrijf te voorzien van hard- en software. Maar het is ook mogelijk om uw automatisering van tijd tot tijd te laten controleren. U moet wel alles uit handen geven. Maar dan kunt u zich tenminste bezighouden met waar u goed in bent: uw eigen bedrijf.

Onafhankelijke deskundige
Zorg dat u voor uzelf helder krijgt wat de systeembeheerder voor uw bedrijf moet gaan betekenen. Stel uzelf vragen als: Hoe belangrijk is een netwerk, of zijn webservices voor uw bedrijf? Wat zijn de trends? Wat ziet u bij de concurrenten? Laat u zonodig ondersteunen door een onafhankelijke deskundige die geen belang heeft bij het verkopen van hardware of software, maar wel uw bedrijf, branche en bedrijfsvoering begrijpt.

Onderzoek
Drie jaar geleden is - in opdracht van de Universiteit van Amsterdam (UvA) – het onderzoek ‘Systeembeheer binnen het mkb’ gehouden. In dit onderzoek (door ingenieur Jeffrey Barendse) kwam duidelijk naar voren dat het midden- en kleinbedrijf zich vooral op resultaten richt en geen onnodige poespas verwacht. Zeker niet op het gebied van ICT. Ook is er binnen het mkb behoefte aan één aanspreekpunt voor alle ICT zaken.

Financiële voordelen
Uit het onderzoek blijkt ook dat bedrijven binnen het mkb vooraf precies willen weten wat het installeren van nieuwe services, inclusief alle bijkomstigheden, gaat kosten. Ook is het mkb bereid te investeren in relatief nieuwe technieken als deze een duidelijk voordeel opleveren. Maar het grootste verschil tussen het mkb en grote bedrijven is dat grote bedrijven erg trendgevoelig zijn, terwijl het mkb standvastig is. Er zal alleen in nieuwe technieken geïnvesteerd worden als het mkb financiële voordelen verwacht.

Jargon
Tegen de taal waarvan de ICT-sector vergeven is, helpt eigenlijk maar één ding: doorvragen en nog eens doorvragen. Wees daar bijzonder volhardend in, dan komt u niet voor verrassingen te staan. Uiteraard hebben ICT-dienstverleners hun eigen belangen en proberen vaak andere diensten of producten te slijten. Wordt u geconfronteerd met verhalen als: uw opslagcapaciteit is te klein en nodig aan uitbreiding toe, vraag dan een second opinion. Dit advies hoeft niet duur te zijn en kan veel kosten besparen.

Auto
Omdat binnen het mkb de kennis over systeembeheer beperkt is, moet de systeembeheerder hier op voorbereid zijn en de gemaakte keuzes heel goed kunnen verantwoorden. De systeembeheerder moet in begrijpelijk taal zijn standpunten verwoorden. Vaak is het nuttig, zo blijkt uit het onderzoek, om ICT te vergelijken met auto’s. Zo komt een mkb’er bij een offerte van een systeembeheerder sneller aan met een aanbieding van de lokale supermarkt. Dit onder het mom van “hier zit toch ook een 2Ghz processor in?”. Dit zou bijvoorbeeld makkelijk uitgelegd kunnen worden aan de klant met de vergelijking: “Alle auto’s hebben vier wielen maar een Lada is niet te vergelijken met een Mercedes”.

Omzet vergroten
Als u alles uit handen geeft, dan zorgt uw systeembeheerder voor al uw automatisering en de beslommeringen die dat met zich mee brengt. Voordeel kan zijn dat u met uw bedrijf sneller kunt inspelen op de veranderingen in de markt. U site kan volautomatisch in korte tijd geactualiseerd kan worden. Hierdoor kunt u uw productiviteit, omzet en dienstverlening vergroten. Door middel van automatisering kan u 24 uur per dag leveren waar u voorheen slechts overdag kon leveren. Bedrijfsautomatisering scheelt tijd en op den duur dus ook geld.

Storing
Als u een systeembeheerder in de arm neemt kunt u hem inschakelen wanneer er een storing optreedt in uw soft- of hardware. Wanneer u een klein probleem heeft kan dat meestal telefonisch worden afgehandeld. Dat scheelt een hoop frustratie en tijd. Preventief onderhoud, aanpassingen en het up to date houden van uw systeem wordt dan ook voor u geregeld.

Conclusie
De conclusie van het onderzoek is dat de mkb’er zich zo min mogelijk wil bezig houden met de ICT voorziening. De ICT voorziening moet met minimale inspanning gebruikt kunnen worden. De mkb’er is alleen geïnteresseerd in oplossingen voor een probleem. Bij voorkeur ontvangt de mkb’er vooraf een vaste prijs voor het verhelpen van een bepaald probleem. Als de systeembeheerder ICT voor de mkb’er transparant houdt heeft hij de volledige vrijheid om de beste werkwijze te bepalen. Want: de systeembeheerder verkoopt nachtrust en geen ICT aan het mkb.